سياسة إدارة شكاوى ونزاعات المتطوعين

الهدف من السياسة:

لا يخلو أي مكان عمل من المصاعب والمشاكل اليومية. يهدف هذا المستند إلى إيضاح الإجراءات التي يمكن للمتطوعين من خلالها تقديم شكاويهم واقتراحاتهم بطريقة مهنية وحضارية، وذلك لتتمكن الرابطة من إيجاد حلول لها ولجميع الشؤون التي تتعلق بالموظفين بطريقة عادلة ومنصفة للجميع.

المقدمة:

تسعى الرابطة السورية دوماً لتوفير جواً يتمتع بمهنية عالية، يمنح المتطوعين حرية إيصال آرائهم ومقترحاتهم وشكاويهم إلى القائمين على إدارة الرابطة، ليُصار إلى حلها بطريقة عادلة ومناسبة للجميع. وعليه وضعت الرابطة الإجراءات التالية الواجب إتباعها عند حل شكاوى الموظفين:

الإجراءات:

1. في حال وجود شكوى لدى أحد المتطوعين يكون أمامه عدة خيارات:
   1. في حال كانت الشكوى محصورة ضمن نفس القسم:
      1. يمكن للموظف اللجوء إلى مدير القسم لعرض الشكوى.
      2. يمكن للموظف اللجوء مباشرةً إلى قسم الموارد البشرية لعرض الشكوى.
   2. في حال كانت الشكوى خارج نطاق القسم الذي ينتمي إليه الموظف يتعين عليه اللجوء مباشرةً إلى قسم الموارد البشرية.
   3. في حال لم يرغب الموظف بالكشف عن اسمه أو في حال كانت الشكوى عامة من الممكن تعبئة النموذج (شكاوى المتطوعين):

• يكون الملف بعهدة مدير دائرة الموارد البشرية
• يمكن للمتطوع كتابة الشكوى أو المقترح وإرسالها إلى مديرية الموارد البشرية في أي وقت

2. يتعين على قسم الموارد البشرية أن ينظر في الشكوى والاستماع إلى إفادة جميع الأطراف قبل إبداء الرأي.
3. يتعين على قسم الموارد البشرية حل الشكوى بناء على ما ينص عليه جدول الإجراءات أدناه.
4. في حال لم يشتمل جدول الإجراءات على نص واضح بشأن موضوع الشكوى تتم إحالتها إلى “لجنة حل شكاوى الموظفين” الذين يجتمعون عند الحاجة وذلك لمراجعة هذه الشكاوى وإيجاد حلول لها. يمكن للجنة الاجتماع بالمتطوع المشتكِي أو المُشتكى عليه وذلك لإيضاح الشكوى أو الدفاع عنها حسب الحالة.
5. تتألف لجنة حل شكاوى الموظفين من الأعضاء التاليين:
   • مدير دائرة الموارد البشرية.
   • مدير القسم الذي يتبع إليه الموظف(ة).
   • المدير التنفيذي.

وفي حال كانت الشكوى موجهة ضد أحد هؤلاء الثلاث المذكورين، فيتم استبداله بعضو من اللجنة الإدارية.

6. يتم توثيق الحلول التي توصل إليها قسم الموارد البشرية أو لجنة حل الشكاوى مع الشكوى المُقدمة. ويتم الاحتفاظ بالشكاوى التي قُدمت بدون اسم في ملف خاص بشكاوى المتطوعين.
7. يتم تقديم تقرير ربعي من قبل قسم الموارد البشرية إلى المدير التنفيذي مشتملاً على جميع الشكاوى والحلول التي تم التوصل إليها.